契約書も電子化で、業務効率が圧倒的に高まる!?

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契約書も電子化で、業務効率が圧倒的に高まる!?

なんとなく不安な気がする電子契約・・・。
こちらでは、電子化が可能な根拠導入のメリットについて解説します。

ご存知ですか?電子契約

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皆様は電子契約というものを聞いたことがありますでしょうか?
「電子マニフェストならわかるけど…」という方も少なくないと思います。
電子契約というのはその名の通り、電子マニフェストのように、契約書も電子化することによって様々な効率化が図れるというものです。

マニフェストが電子化されて便利になったはいいものの、未だに契約書は紙…製本や収入印紙、押印等一連の作業の後に、郵送でのやり取り、後から表記ミスがあれば修正印を各社からもらわなければならず、無事契約を交わした後も、様々な内容で何かにつけて覚書…こんな日常業務に辟易している方も多いかと思います。

そこで、担当者の皆様をそんな契約書業務から解放する「電子契約」について解説します。

そもそも、契約書を電子化して大丈夫なの?

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電子契約と聞いた方々がまず真っ先に口にされるのが、この言葉です。
契約書とはお互いが契約内容に同意した証として、書面に印鑑を押すものだというのは我々日本人に深く根付いた文化とも言えると思います。
それを、パソコン上で全て行ってしまうとなんとなく実体がないような気がして不安…と思われるのは無理もありません。

電子化の様々な重要書面

事業の入札

非常に重要な情報のやりとりですが、現在は、電子入札が主流となりつつあります。国土交通省等の電子入札を円滑に行うために設置された機関(電子入札施設管理センター)も存在します。

行政への報告書

行政へ提出する様々な報告書なども多くの自治体が電子申請窓口を設けています。東京都では、都内の市区町村が共同で電子申請や電子調達等のサービスを提供する”東京電子自治体共同運営サービス”を行っています。

重要書類であっても、条件さえ満たせば電子化はこの可能なのです。
法的根拠として「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(通称:e-文書法)」があります。

e-文書法の施行に伴い、「環境省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則」が制定され、廃棄物処理法に定められている委託契約書等についても、従来の書面(紙)による作成・保存等に代えて、「電磁的保存・作成・交付」が可能となっています。

電子契約で何が変わる?

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電子契約のメリットは、大きく下記の3つです。

①契約締結のスピードアップ

紙ベースの契約では、契約先とのやり取りはもちろん社内でも実物を運ばなければいけないので、その分時間がかかります。
押印や郵送を待っていると、最低1週間。長い物で1か月ほどかかるものもあります。
電子契約なら、インターネットを介して即座に関係者に情報を送ることができるため、理論上は即日締結も可能です。

②経費削減

契約書に貼る印紙は、契約の規模によっては、何千円の高額印紙になることもしばしば…。
さらに覚書にも印紙が必要だったり、郵送手続きにも多少のコストはかかります。
何より契約書を扱っている煩わしい時間は、他でもない人件費です。
郵送作業が必要ないのはもちろんのこと、実は電子契約には収入印紙が必要ないので、システムの利用料と比べてもコスト削減ができることが多いのです。

③コンプライアンス向上

多くの担当者の方々の悩みの種になっているのが、覚書です。
長年にわたり覚書での修正を重ねた契約書は、もはや最新の内容が解読困難なことにもなりかねません。
電子契約なら、原本の修正案を作成してお互いの承認を得れば上書きされていく(履歴は残ります)仕組みなので、常に最新の契約状態が保てます。

実際に使用して、感じるのは「今までなんて無駄なことをしていたのだろう」ということです。

PCやスマホがどんどん発展し、ネットワークを使ったコミュニケーションが増えてきている時代において、契約書はいわば文通。

是非、契約書業務の技術革新を検討されてはいかがでしょうか?


参考引用サイト:電子入札管理センターHP
                                東京電子自治体共同運営サービスHP
                                首相官邸HP:『e-文書法の施行について』
                                JWネットHP:『電子契約とは』

Takeshi Sato 環境情報ソリューショングループ マネージャー

コンサルタントとしての活動で実績を積む傍ら、セミナーインストラクターとして数々のセミナーを担当。コンテンツの企画から講師までを一貫して手掛け、通年80回以上の講師実績を持つ。また、イーバリューの法令判断担当として、クライアントの法解釈に関する質問や相談に対応。 対応件数は年間約1,000件に上る。法令知識だけでなく、省庁や管轄自治体等の行政への聞き取り調査も日常的に行っており、効果的な行政対応のノウハウを持つ。